Sporządzenie aktu notarialnego wymaga dostarczenia do kancelarii odpowiednich dokumentów oraz danych osobowych, przed ustalonym terminem dokonania czynności notarialnej, w celu ich sprawdzenia oraz przygotowania treści aktu notarialnego.
Dane stron niezbędne do przygotowania aktu notarialnego:
osoby fizyczne – imiona, nazwiska, imiona rodziców, miejsce zamieszkania, serie i numery dokumentów tożsamości, numer PESEL, NIP (w przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą) oraz stan cywilny;
osoby prawne – nazwa osoby prawnej, dane osobowe przedstawicieli, numer rejestru, REGON, NIP, adres siedziby oraz umowa spółki (statut).
Dokumenty potrzebne do zbycia nieruchomości gruntowej:
numer księgi wieczystej;
dokument stanowiący podstawę nabycia nieruchomości;
wypis z rejestru gruntów, opatrzony klauzulą, że dokument ten stanowi podstawę do dokonania wpisu w księdze wieczystej;
zaświadczenie o przeznaczeniu działki w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego lub o braku takiego planu;
inne zależne od sytuacji prawnej (np. wyrys z mapy ewidencyjnej, mapa z projektem podziału nieruchomości wraz z ostateczną decyzją zatwierdzającą ten podział).
Dokumenty potrzebne do zbycia nieruchomości stanowiącej lokal mieszkalny lub lokal o innym przeznaczeniu:
numer księgi wieczystej;
dokument stwierdzający podstawę nabycia.
Dokumenty potrzebne do zawarcia umowy majątkowej małżeńskiej:
odpis skrócony aktu małżeństwa.
Dokumenty potrzebne do sporządzenia aktu poświadczenia dziedziczenia:
odpis skrócony aktu zgonu spadkodawcy;
zaświadczenie z Urzędu Gminy o numerze PESEL osoby zmarłej;
odpisy skrócone aktów urodzenia spadkobierców, a w przypadku kobiet, które zmieniły nazwisko rodowe – odpisy skrócone aktów małżeństwa;
oryginał testamentu własnoręcznego lub wypis testamentu notarialnego, jeżeli był sporządzony;
numery ksiąg wieczystych nieruchomości wchodzących w skład spadku po spadkodawcy.
W przypadku, gdy przedmiotem czynności notarialnej jest prawo nabyte uprzednio tytułem spadku lub zasiedzenia, a po 1.01.2007, także tytułem darowizny lub nieodpłatnego zniesienia współwłasności, konieczne jest dostarczenie zaświadczenia wydanego przez Naczelnika właściwego Urzędu Skarbowego, potwierdzające zapłacenie podatku, zwolnienie od podatku lub wygaśnięcie podatku.